五問CIO，OA軟件項目中有那些致命的陷阱?
由于工作的原因，5年以來筆者認識了許多CIO并成為了朋友。回顧筆者和他們認識的過程，幾乎都源于OA選型，這個過程中，筆者注意到一個有趣的現(xiàn)象：越是大型或特大型企業(yè)的CIO，在OA項目選型時越是謹慎。
在與這些信心十足的CIO的溝通中，筆者發(fā)現(xiàn)由于種種原因，與這些CIO們對于OA項目的哲學(xué)層面的本質(zhì)很少有深入的思考，大多過于從技術(shù)角度的眼光去關(guān)注具體的功能或應(yīng)用。同時，在眾多廠商關(guān)于OA的宣傳冊或者標(biāo)書中，很多只是提供了根據(jù)自己理解的需求拼湊出來的功能特征細節(jié)要求，而組織發(fā)展的具體戰(zhàn)略與OA之間的關(guān)系、從管理角度對OA的要求等連只言片語都沒有。
第五問：CIO陷阱有哪些？
CIO通常是OA項目的負責(zé)人，中國的OA應(yīng)用發(fā)展史可謂“成也CIO敗也CIO”，在組織賦予CIO肩負起OA項目建設(shè)職責(zé)的同時，不少CIO卻也還滿懷激情地沖向陷阱。
陷阱一：缺乏長期規(guī)劃
CIO一般有當(dāng)前的項目規(guī)劃，而無長期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項目的早夭埋下了伏筆。（詳情參見第7問: 如何制訂實施階段規(guī)劃）
陷阱二：需求貪大求全
如果你堅信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，你就離失敗不遠了。那么，如何認識自己的需求？
絕大多數(shù)的OA需求都是發(fā)問卷給相關(guān)人采集匯總而得來的，以這樣的形式采集匯總的需求造就了中國過去近20年幾乎所有的OA都走項目化，或者看著別人的OA還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子。
讓我們仔細看看這份需求吧！也許每個部門都提出了自己的需求，里面不僅是一個個以自我為中心的要求，而且充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求，甚至包含著個別領(lǐng)導(dǎo)的軟件嗜好。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%地滿足。依據(jù)這樣的需求開發(fā)出來的OA軟件，可能功能看上去非常豐富，但實際上卻形成了一個個以部門為中心的應(yīng)用孤島。第一代的OA都是這么出生的，最后大家用起來一頭霧水，這些看上去都是我們想要的功能為何總感覺那么別扭？問題到底出在哪？
我們研究發(fā)現(xiàn)，這類OA普遍存在一個問題:如果我們要以整個組織高效協(xié)同為目標(biāo)，那么,那個把我們協(xié)同在一起的功能是哪個？
請不要輕率地回答這個問題，有人說用公文？公文只有組織中不到10%經(jīng)常用；文檔？文檔可以分享，但文檔不能主動產(chǎn)生協(xié)同；IM（即時通信）？IM并不能進行表單審批;郵件？郵件能完成流程化審批嗎？能用郵件來完成組織的日常協(xié)同,我們還實施OA項目干什么？
所以你必須從繁雜浩瀚的細節(jié)中脫出身來，放下本位主義，先找到一個組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。我們先后研究了中國數(shù)十家OA廠商，走訪了數(shù)十家OA成功或失敗的客戶，仔細評估了超過200種常見OA的功能菜單，最后找到了那個共性的需求，這就是協(xié)同。你在選型的時候一定要看，這個OA是否有這樣的一個功能能夠滿足這個共性需求！
陷阱三：實施急功近利
如果你認為軟件只要會編程就能做，那你可就大錯特錯了！寫程序是鄰居家的高中男孩就能干的事情。
軟件是包含責(zé)任關(guān)系的商品，需要復(fù)雜的支撐體系。軟件業(yè)已經(jīng)發(fā)展到工程學(xué)的水平，擁有嚴格的環(huán)節(jié)分工和檢驗標(biāo)準(zhǔn)。從需求開始，有專業(yè)的人員進行需求的采集、提煉、評估，形成應(yīng)用的“概念設(shè)計”；經(jīng)過評審后，技術(shù)高手會充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計”，評審后才會到開發(fā)部形成“應(yīng)用設(shè)計”，評審后才會有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測試”，最后才能交給你。這期間，所有的環(huán)節(jié)都應(yīng)該是最優(yōu)秀的人力資源在保障質(zhì)量，所以你千萬不要指望找到一個非常廉價還百依百順的供應(yīng)商，根據(jù)你的指令快速而完美地幫你達成目標(biāo)。
陷阱四：片面追求新技術(shù)
對新技術(shù)的片面性追求常常導(dǎo)致項目成為了項目負責(zé)人（特別是CIO）自娛自樂的畸形產(chǎn)物。探索的精神無可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對于組織應(yīng)用所期望的穩(wěn)定性、實用性而言是高風(fēng)險和高成本的。
技術(shù)先進性的價值不在于先進本身，而在于先進對擴展性、性能、安全性、集成性、易用性（常被CIO所忽視，其實對終端客戶的影響排在第一位）等諸多應(yīng)用的現(xiàn)實價值和升級成本的抑制。而且由于協(xié)同管理軟件的價值并不僅僅依賴軟件本身，其部署過程和應(yīng)用推進能力也對其價值發(fā)揮起到至關(guān)重要的作用。我們絕不能忽視這樣的現(xiàn)象：同樣的軟件在不同的單位對價值有截然不同的評估，所謂花巨資上馬的大型軟件成為擺設(shè)的情況比比皆是。
我們相信CIO對于軟件的評估側(cè)重應(yīng)用和技術(shù)是理性的，但我們也同時注意到，CIO對于推動組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對未來技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢的無限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)實施成為踏入泥潭的第一步。
陷阱五：實施缺乏導(dǎo)向
實施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測試、上線這一類的事務(wù)，但我們認為這不是實施，至少實施的目標(biāo)錯了，不是結(jié)束一個軟件的部署過程，而是在這個過程中達成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程，那么達成管理目標(biāo)才是實施的結(jié)果。遺憾的是，極少有CIO在實施計劃中明確地提出管理提升目標(biāo)，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。最理想的結(jié)果也就是安裝了一套對大家沒有價值感受的軟件！
大部分客戶把OA當(dāng)成了一個階段性項目，而沒有意識到，如果能充分重視OA，它將成為一個強大的戰(zhàn)略實施的支撐平臺。
