OA與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成：“看起來(lái)很美”
近些年來(lái)，伴隨著信息化建設(shè)，各種功能各異、側(cè)重點(diǎn)不同的軟件系統(tǒng)紛紛在企業(yè)內(nèi)部建立起各自的“地位”。OA軟件的出現(xiàn)給企業(yè)帶來(lái)了一個(gè)翻天覆地的變化，其起源于“無(wú)紙化”辦公的概念，并以工作流為核心、日常辦公等實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。而財(cái)務(wù)軟件作為一個(gè)企業(yè)的基本軟件，用于實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)一體化的管理。兩種軟件個(gè)內(nèi)核與關(guān)注點(diǎn)完全不一樣。
財(cái)務(wù)系統(tǒng)與OA本來(lái)側(cè)重點(diǎn)完全不同的軟件，因各自有著不同的優(yōu)勢(shì)，是否能對(duì)兩者進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的整合和集成問(wèn)題，成為眾多熱門話題之中一個(gè)較高層次的討論。那么對(duì)于OA系統(tǒng)這樣一種基礎(chǔ)性很強(qiáng)的系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)整合的焦點(diǎn)體現(xiàn)在哪些方面呢？
1、通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批后，把審批的金額寫入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行支付操作。
2、通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)借款和報(bào)銷的審批流程，審批完成后把借款和報(bào)銷的費(fèi)用項(xiàng)信息以及總金額寫入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)付款處理。
以上兩個(gè)問(wèn)題是企業(yè)在OA選型的時(shí)候關(guān)注的兩個(gè)要點(diǎn)，而針對(duì)這種情況，一些軟件廠商或業(yè)界人士號(hào)稱完全能夠?qū)A與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，使協(xié)同軟件不僅具有辦公應(yīng)用平臺(tái)，同時(shí)還支持財(cái)務(wù)管理，似乎協(xié)同軟件是“大小通吃，無(wú)所不能”，能解決OA系統(tǒng)的主要短板？實(shí)現(xiàn)多種信息資源的整合問(wèn)題。但經(jīng)過(guò)仔細(xì)的考量，無(wú)論是在技術(shù)上還是在實(shí)際業(yè)務(wù)需求上都存在困難。
有這么幾點(diǎn)事實(shí)支持這個(gè)判斷：
一、整合的風(fēng)險(xiǎn)
財(cái)務(wù)系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)都是需要高度保密的內(nèi)容，要與OA系統(tǒng)進(jìn)行整合兩系統(tǒng)之間必須要開放接口，進(jìn)行二次開發(fā)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互，容易造成系統(tǒng)漏洞，必然存在安全性。
二、整合的成本
協(xié)同OA與財(cái)務(wù)軟件是兩套不同的系統(tǒng)，在系統(tǒng)整合之后不宜升級(jí)，因?yàn)樯?jí)又涉及到一個(gè)問(wèn)題，財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)升級(jí)，都可能會(huì)改變系統(tǒng)的架構(gòu)，接口部分的程序、數(shù)據(jù)庫(kù)等都可能會(huì)發(fā)生更改，此時(shí)要整合又必須進(jìn)行再次開發(fā)，否則系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互可能會(huì)出錯(cuò)，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。
三、整合的價(jià)值
OA是全員應(yīng)用的軟件，解決日常辦公。而OA財(cái)務(wù)是專業(yè)的業(yè)務(wù)軟件。為了公司內(nèi)部局部某個(gè)部門幾個(gè)人使用方便，而花費(fèi)大量人力、物力成本進(jìn)行整合，性價(jià)比太低。同時(shí)，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩，使服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，容易使使應(yīng)用半途而廢。
目前市面上的OA廠商，無(wú)論是點(diǎn)擊、浪潮還是一些不知名的公司，80%的功能都是相同的，但應(yīng)用的深度卻又很大的差別，OA其它的功能每增加10%，價(jià)格至少會(huì)增加100%-300%，企業(yè)應(yīng)該將精力集中在OA的核心功能上。
四、行業(yè)應(yīng)用案例
因?yàn)檎巷L(fēng)險(xiǎn)大、成本高、價(jià)值低，從行業(yè)整合的案例來(lái)看，很少有企業(yè)能夠進(jìn)行成功的系統(tǒng)整合，而實(shí)際整合后產(chǎn)生的效益不高（系統(tǒng)整合了，但實(shí)際使用很少）。
同時(shí)，需要注意的是，為滿足中小單位客戶“小而全”的特點(diǎn)，如今一些OA商在選型初期會(huì)承諾能實(shí)現(xiàn)各種各樣的功能，號(hào)稱自己能集成辦公、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊于一體，但這些模塊往往是“看起來(lái)很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做簡(jiǎn)單應(yīng)用工作，企業(yè)還是實(shí)地考察，眼見為實(shí)的好。
在如今細(xì)分制勝的時(shí)代，功能并不是越多越好，功能過(guò)多反而顯得累贅，增加無(wú)謂費(fèi)用，反而有失本質(zhì)、主次。針對(duì)OA與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的整合，應(yīng)明白的是需要的是實(shí)實(shí)在在的應(yīng)用軟件，需要的是解決問(wèn)題的有效方法，需要的是軟件恰到好處的功能。
