OA系統(tǒng)，通過電子化的辦公方式有效減免了企業(yè)資源消耗，助力企業(yè)辦公效率提升。
傳統(tǒng)的企業(yè)辦公，無論是計(jì)劃制定、項(xiàng)目規(guī)劃還是流程審批或日常辦公信息的上傳下達(dá)多以紙質(zhì)通知為主。這樣的紙質(zhì)化辦公不僅浪費(fèi)時(shí)間還浪費(fèi)人力、資源成本。九思OA系統(tǒng)，通過電子化的辦公方式有效減免了企業(yè)資源消耗，助力企業(yè)辦公效率提升。
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OA系統(tǒng)（Office Automation System）意為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。主要推行一種無紙化辦公模式。相比較于傳統(tǒng)辦公，OA系統(tǒng)為企業(yè)各項(xiàng)辦公建立起了完善的流程管理體系：
1、部門、員工之間的信息溝通
在紙質(zhì)辦公時(shí)代，部門與部門之間無法進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，所以導(dǎo)致很多重復(fù)性的工作。同時(shí)企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門運(yùn)作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個(gè)平臺(tái)來支撐。而借助OA系統(tǒng)這一平臺(tái)，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)部門、員工間的信息溝通交流。
2、企業(yè)效率和執(zhí)行力的雙重提升
傳統(tǒng)辦公，無論是企業(yè)信息、通知、公告宣發(fā)還是計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理、流程審批，都需要耗費(fèi)大量的人力、物力，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)流程單據(jù)丟失遺漏，以致影響辦公進(jìn)度，給企業(yè)帶來?yè)p失。相比較而言，如果公司開始使用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)來完全代替紙張辦公，通過各辦公模塊即可提交相應(yīng)辦公需求至相關(guān)部門、員工，無論是信息公告、通知，還是計(jì)劃管理流程審批都可以予以在線線提醒查看、審批。
九思軟件憑通過各辦公模塊不僅實(shí)現(xiàn)企業(yè)的各項(xiàng)辦公管理，且通過合理、有序的流程化管理滿足企業(yè)辦公需求，并且管理者還可以通過協(xié)同OA軟件的駕駛艙實(shí)現(xiàn)任務(wù)的在辦監(jiān)控，監(jiān)控流程所處環(huán)節(jié)、部門、停止原因、執(zhí)行花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間等等，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的有效反饋，進(jìn)一步改進(jìn)和提升管理。由此，既減少了辦公溝通時(shí)間，又節(jié)約了辦公紙張，還加強(qiáng)了企業(yè)的內(nèi)部協(xié)作、監(jiān)管，提升企業(yè)辦公效率和執(zhí)行力。
3、知識(shí)管理和文件共享
知識(shí)管理是企業(yè)的一項(xiàng)重要財(cái)富，它沉淀了企業(yè)在發(fā)展過程中的各種文件、公文、報(bào)告、審批、經(jīng)驗(yàn)和閱歷等資源，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著積極的指導(dǎo)作用。相比較于紙質(zhì)類知識(shí)檔案存檔，OA系統(tǒng)通過電子化的方式實(shí)現(xiàn)從個(gè)人文檔、項(xiàng)目文檔、互聯(lián)網(wǎng)文檔、單位檔案的全文件檔案鏈的采集、分類、授權(quán)、分享和管理、創(chuàng)新，并按照相同、相異、相關(guān)等屬性劃分成不同類別的知識(shí)體系，按類別、收集、整理、發(fā)布，建立知識(shí)檔案庫(kù)。方便所有員工隨時(shí)隨地持續(xù)高效的將知識(shí)積累到企業(yè)知識(shí)庫(kù)中。
通過知識(shí)管理電子化的方式在使得企業(yè)知識(shí)管理分類清晰、合理，確保知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)安全性的同時(shí)，也避免了企業(yè)知識(shí)因人員流失而有可能帶來的資源損失。另外，對(duì)于新員工的培養(yǎng)，通過協(xié)同OA系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗(yàn)共享給新員工，將會(huì)大大縮短新員工的培訓(xùn)時(shí)間，為公司節(jié)省培訓(xùn)費(fèi)用。
隨著辦公信息化的發(fā)展，無紙化辦公必然成為趨勢(shì)。 OA系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)企業(yè)無紙化辦公的同時(shí)，也有效減免了企業(yè)能源消耗，助力企業(yè)辦公效率提升，加速信息化。
