九思軟件OA專家團隊為遠洋運輸集團提出OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)方案，助力企業(yè)節(jié)約資源、管理成本，減. . .
OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)憑借專業(yè)的協(xié)同技術(shù)優(yōu)勢，得到了越來越多的企事業(yè)單位青睞，成為完善組織結(jié)構(gòu)，深化管理，提升辦公效率的得力助手。今天，我們就以企業(yè)辦公最常用到的“公文管理”為例，以此來為您講解OA系統(tǒng)是如何作用于企業(yè)公文管理，實現(xiàn)公文收發(fā)、交換和存檔，顛覆傳統(tǒng)辦公模式的。
中國遠洋運輸(集團)公司簡稱中遠或COSCO，是中國大陸最大的航運企業(yè)，中國中央政府直管的特大型國有企業(yè)，全球最大的海洋運輸公司之一，在《財富》世界500強企業(yè)中排名第327位。2011年中國物流企業(yè)50強排名第一。
九思軟件OA專家團隊根據(jù)遠洋運輸集團發(fā)展現(xiàn)狀，經(jīng)綜合分析，為其提出了如下遠洋運輸OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)方案，方案具體參考建議如下：
公文文檔生成：根據(jù)公文的書寫規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉(zhuǎn)過程中嚴格進行審批控制，系統(tǒng)對公文的流轉(zhuǎn)過程進行監(jiān)督，保證了公文流轉(zhuǎn)各個階段的可控性。
公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。
公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文，是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計出接收單位的簽收情況。
文公文接收管理：處理外單位向單位發(fā)送的公文，實現(xiàn)收文和發(fā)文自動銜接，通過流程審批實現(xiàn)公文在各處室承辦后，并進行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發(fā)，設(shè)置好流程后，按添加收文即可發(fā)起收文流程。
公文檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等。
公文查詢統(tǒng)計：通過企業(yè)OA應(yīng)用支撐平臺實現(xiàn)文件檢索查詢功能，方便用戶對文件的跟蹤、查找和管理。OA系統(tǒng)中的統(tǒng)計功能可以按照業(yè)務(wù)需求生成多種報表形式。
遠洋運輸集團OA公文管理系統(tǒng)的打造，在幫助企業(yè)從繁瑣的公文收發(fā)事務(wù)中解放出來，為企業(yè)節(jié)約時間成本、管理成本，減少資源消耗。此外，還能夠進一步提高企業(yè)協(xié)同管理水平與效率。
