九思OA專家團隊根據(jù)新湖中寶發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合OA系統(tǒng)實施于企業(yè)公文管理的諸多優(yōu)勢，綜合分析，為其提出了. . .
OA公文管理系統(tǒng)，是企業(yè)管理中重要的模塊兒。使用OA辦公系統(tǒng)可以以電子化的方式實現(xiàn)公文收發(fā)、交換和存檔，提升企業(yè)辦公效率。并且還可以簡化辦公流程，加快公文流轉(zhuǎn)、審批，節(jié)約成本。
新湖中寶股份有限公司是于1992年8月經(jīng)浙江省人民政府股份制試點工作協(xié)調(diào)小組批準(zhǔn)、采取定向募集方式設(shè)立的股份制企業(yè),于1999年在上海證券交易所掛牌上市。
九思OA專家團隊根據(jù)新湖中寶發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合OA系統(tǒng)實施于企業(yè)公文管理的諸多優(yōu)勢，綜合分析，為其提出了可適用企業(yè)需求的新湖中寶OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃方案參考建議：
公文文檔生成：根據(jù)公文的書寫規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理。
公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。完成相關(guān)公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設(shè)定每一個收文單位的可打印份數(shù)進行發(fā)送。
公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文，是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計出接收單位的簽收情況。
文公文接收管理：處理外單位向單位發(fā)送的公文，實現(xiàn)收文和發(fā)文自動銜接，通過流程審批實現(xiàn)公文在各處室承辦后，并進行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發(fā)，設(shè)置好流程后，按添加收文即可發(fā)起收文流程。
公文檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等，便于文件的跟蹤、查詢、管理。
九思OA公文管理子系統(tǒng)的搭建，可以保障新湖中寶的收發(fā)文規(guī)范、高效流轉(zhuǎn)。當(dāng)企業(yè)實現(xiàn)核稿、審稿、簽發(fā)和辦文的規(guī)范操作并確保公文高效執(zhí)行的同時，也幫助用戶從傳統(tǒng)繁瑣的公文收發(fā)事務(wù)中解放了出來。
