對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，上OA的最終目的是管理需要，希望通過(guò)OA系統(tǒng)的應(yīng)用，達(dá)到企業(yè)管理上的某些目的。那么這個(gè). . .
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，上OA的最終目的是管理需要，希望通過(guò)OA系統(tǒng)的應(yīng)用，達(dá)到企業(yè)管理上的某些目的。那么這個(gè)過(guò)程就至少有四個(gè)階段：選型-實(shí)施-推廣-應(yīng)用。很顯然，廠商所承擔(dān)的和擅長(zhǎng)的是實(shí)施，這個(gè)階段，OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的管理效益還沒(méi)有發(fā)揮作用，真正發(fā)揮作用的階段，就是OA軟件在企業(yè)全員應(yīng)用階段是否能有效落地，真正提高整個(gè)組織的運(yùn)營(yíng)效率了。
據(jù)記者統(tǒng)計(jì)，在眾多OA廠商中，以高端廠商出面的九思軟件，在全員應(yīng)用階段做的不錯(cuò)，企業(yè)成功應(yīng)用率幾乎100%。九思軟件的核心團(tuán)隊(duì)有著數(shù)十年的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，成功服務(wù)過(guò)成千上萬(wàn)個(gè)集團(tuán)客戶經(jīng)驗(yàn)，在政府、軍工、金融、能源、電子等客戶信息化服務(wù)閱歷，早在05年，就帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)在中端、高端市場(chǎng)取得業(yè)內(nèi)第一的業(yè)績(jī)。那么，如何讓OA軟件的全員應(yīng)用階段有效落地，其中離不開(kāi)以下幾條規(guī)則：
第一、有效培訓(xùn)
培訓(xùn)有四個(gè)方面：
1)對(duì)系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)：建議由軟件提供方進(jìn)行一對(duì)一的專門培訓(xùn)。因?yàn)橄到y(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)各個(gè)模塊的熟悉程度、對(duì)軟件所使用工具的熟練程度將對(duì)系統(tǒng)實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識(shí)，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。
2）對(duì)應(yīng)用管理員的培訓(xùn)：建議軟件提供一對(duì)一的培訓(xùn)。應(yīng)用管理員的主要職責(zé)就是針對(duì)應(yīng)用管理模塊中有權(quán)限的部分，進(jìn)行內(nèi)容搭建。如工作流審批用的表單，公文用的發(fā)文模板等等。制作的時(shí)候一定要專業(yè)，了解全面，以保證以后企業(yè)中業(yè)務(wù)的正常流轉(zhuǎn)，沒(méi)有缺陷。
3)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)：建議軟件廠商了解公司的職務(wù)體系，分為高層領(lǐng)導(dǎo)和中層領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)。因?yàn)楦鶕?jù)領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別不同，所既有的查閱，審批等等權(quán)限也各不相同。這樣才能使公司執(zhí)崗有序，層次分明。
4)對(duì)普通用戶的培訓(xùn)：建議按照職能部門有針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)最好采用解剖培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題交替進(jìn)行方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。
第二、有效運(yùn)用
1) 規(guī)范工作流程，減少人為錯(cuò)誤：
我們已經(jīng)定制開(kāi)通的流程，最好按照OA上設(shè)定的流程來(lái)處理問(wèn)題，這樣才能有效的配合工作，否做工作流就失去了意義，我們的工作也無(wú)章可循。
2) 要實(shí)現(xiàn)單位大量隱形知識(shí)資產(chǎn)的顯性化，知識(shí)沉淀、積累、分類、歸檔、分享和持續(xù)創(chuàng)新：
關(guān)于公告、制度、通報(bào)、通知等相關(guān)的事項(xiàng)，盡量不要用內(nèi)部郵件的方式來(lái)發(fā)送。因?yàn)檫@些公共性發(fā)文，需要存檔，或需要保留一段時(shí)間，有的甚至要一直保留（例如制度的發(fā)布），普通郵件接收方是隨時(shí)可以刪掉的。我們盡量用OA里公告通知功能發(fā)布這些信息，一般有發(fā)布權(quán)限的為行政部，有些內(nèi)容是董事長(zhǎng)或總經(jīng)理秘書(shū)所能發(fā)不動(dòng)，代表著董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的決議。
3) 提升流程運(yùn)行速度，減少協(xié)作工作成本：
盡量不要通過(guò)OA傳遞和工作無(wú)關(guān)的大文件。這些文件在發(fā)送過(guò)程中，首先要傳送到服務(wù)器，如果操作人多的話，就會(huì)占用很多的網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器資源，可能會(huì)影響到系統(tǒng)的運(yùn)行速度，影響到正常的工作。
4) 隨時(shí)掌握業(yè)務(wù)情況, 實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的管理監(jiān)控。
每個(gè)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人，都有對(duì)部門業(yè)務(wù)流程的管理監(jiān)控的權(quán)限?？蓪?duì)流程進(jìn)行監(jiān)控，以督促相關(guān)人員的工作事項(xiàng)。以保證業(yè)務(wù)高效運(yùn)行。
第三、運(yùn)行維護(hù)
日常運(yùn)行維護(hù)中要做到：用戶有問(wèn)題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與開(kāi)發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的循環(huán)中，逐步提高解決問(wèn)題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實(shí)施效果，等等。
現(xiàn)如今，OA產(chǎn)品已經(jīng)經(jīng)過(guò)了20多年的發(fā)展，而且在技術(shù)上處于領(lǐng)先地位。我們期待更多的企業(yè)的OA系統(tǒng)能在全員應(yīng)用階段有效落地，真正提高整個(gè)組織的運(yùn)營(yíng)效率。
