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公文，是企事業(yè)單位和政府、學(xué)院在組織管理中用以傳遞信息、溝通交流、商洽工作的重要工具，是組織內(nèi)外日常辦公，決定事務(wù)使工作正確地、高效地進行所不可缺少的規(guī)范性文書。為了規(guī)范企事業(yè)單位和政府、學(xué)院管理，需要對公文的分類、編制、發(fā)放、審核、簽發(fā)、執(zhí)行、更改、保管等工作實行有效控制，而OA公文管理系統(tǒng)則以電子化的方式實現(xiàn)了公文收發(fā)、交換和存檔。
人民衛(wèi)生出版社是中華人民共和國國家衛(wèi)生和計劃生育委員會直屬的中央級醫(yī)藥衛(wèi)生專業(yè)出版社，是目前國內(nèi)規(guī)模大、實力強、出版品種多的醫(yī)學(xué)出版機構(gòu)之一。1993年被中宣部、新聞出版署評為中國首批優(yōu)秀出版社。
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九思軟件，中國OA市場引領(lǐng)品牌，有著核心功能強大、底層架構(gòu)完美、系統(tǒng)安全可靠、普通用戶易用、系統(tǒng)運維簡單、技術(shù)不斷創(chuàng)新，集成能力突出的優(yōu)勢。針對人民衛(wèi)生出版社實際情況，九思咨詢專家團隊認(rèn)為，為其提出如下OA公文管理系統(tǒng)規(guī)劃方案建議，以供參考：
發(fā)文管理：根據(jù)人衛(wèi)出版社文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點，采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉(zhuǎn)過程中嚴(yán)格進行審批控制，系統(tǒng)對公文的流轉(zhuǎn)過程進行監(jiān)督，保證了公文流轉(zhuǎn)各個階段的可控性。
收文管理：處理外單位向單位發(fā)送的公文，實現(xiàn)收文和發(fā)文自動銜接，通過流程審批實現(xiàn)公文在各處室承辦后，并進行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發(fā)，設(shè)置好流程后，按添加收文即可發(fā)起收文流程。
公文到達(dá)后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審核、復(fù)核等工作，然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對辦結(jié)公文進行歸檔。
九思OA公文管理系統(tǒng)已形成一套完善的公文管理體系。九思OA系統(tǒng)的公文流程基于JAVA技術(shù)率先研發(fā)出純B/S的圖形化公文流程編輯器，OA客戶不需要安裝任何客戶端控件或者客戶端軟件，還支持通過純WEB的方式拖拖拽拽實現(xiàn)公文流程的自定義。OA客戶可以自行對公文流程節(jié)點走向、權(quán)限控制進行所見即所得的優(yōu)化，亦即做到了隨需而變。
九思OA公文管理系統(tǒng)以規(guī)范、高效有序，保證了人民出版社收發(fā)文的高效流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)了出版社核稿、審稿、簽發(fā)和辦文的規(guī)范操作。同時，人民出版社OA公文管理系統(tǒng)建設(shè)也進一步提升公文簽發(fā)的便捷操作，提高人衛(wèi)出版社的辦公管理效率，以助力信息化建設(shè)，開啟“智慧辦公新時代”。
