OA系統不僅可實現企業(yè)公文的收/發(fā)自動化管理，還可自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔、檢索。
公文是企業(yè)處理各項辦公事務最常用的辦公需求。OA系統，相比較于傳統企業(yè)公文管理的冗雜、繁瑣及執(zhí)行力缺失等現狀，不僅可實現企業(yè)公文的收/發(fā)自動化管理，還可自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔、檢索。
廈門美柚信息科技有限公司，是一家專注為女性服務的互聯網公司。秉承“讓女人更美更健康”的理念，美柚以經期管理為切入點，為女性提供備孕、懷孕、育兒、社區(qū)交流等功能服務。
九思軟件根據美柚信息實際情況，綜合分析認為，通過OA系統不僅可使得企業(yè)公文實現自動化收/發(fā)管理，而且還可有效跟蹤公文進度、催辦及監(jiān)督公文流轉，有效跟蹤公文進展及歸類、檢索，確保公文安全與企業(yè)執(zhí)行力的落實。并為其提出了如下美柚信息OA公文管理子系統規(guī)劃參考方案建議：
公文文檔生成：根據企業(yè)公文的書寫規(guī)范，制作相應文檔，并通過企業(yè)OA系統中針對公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據文件審核、批示、流轉繁多的特點，OA公文管理系統采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉過程中嚴格進行審批控制，系統對公文的流轉過程進行監(jiān)督，保證了公文流轉各個階段的可控性。
公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統中，并記錄公文要素信息。完成相關公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務器。蓋章加密成功，根據具體公文選擇收文單位，并可設定每一個收文單位的可打印份數進行發(fā)送。
公文回執(zhí)管理：OA系統能對已經發(fā)送的公文文件進行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文，是否已經簽收處理并且可方便的統計出接收單位的簽收情況。
文公文接收管理：公文到達后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關領導進行審核、復核等工作，然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔。對于不符合要求的來文，可以進行退文處理，退文時需要填寫退文理由。
公文檔案管理系統：包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進行統一管理，老舊檔案管理的歷史數據歸檔文件數字化等，便于文件的跟蹤、查詢、管理。
九思軟件OA公文管理子系統的建立，在實現美柚信息收/發(fā)文管理自動化的同時，通過公文的網上流轉、申請、批復、查辦、歸檔亦可加強了對企業(yè)公文的有效監(jiān)管。助力美柚信息科技有限公司打造更規(guī)范、合理，有序、高效的公文管理，推動企業(yè)信息化建設。
