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一、建設(shè)背景

在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，檔案管理信息化已成為國(guó)家與企業(yè)發(fā)展的重要趨勢(shì)。

從國(guó)家層面來(lái)看，檔案管理信息化建設(shè)有著明確且重要的政策指引與要求。2021年7月，習(xí)總書(shū)記強(qiáng)調(diào)檔案工作存史資政育人，要求加強(qiáng)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹實(shí)施新修訂的檔案法，推動(dòng)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。同年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五” 全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確提出企事業(yè)單位需將檔案信息化納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃，保障檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展。

從企業(yè)自身需求出發(fā)，檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。一方面，企業(yè)期望形成統(tǒng)一的歸檔范圍，實(shí)現(xiàn)電子檔案的智慧管理。另一方面，檔案管理信息化也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案作為企業(yè)信息資源的重要組成部分，其信息化程度直接影響企業(yè)整體數(shù)字化水平。

二、建設(shè)目標(biāo)

規(guī)范電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)：制定統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確文件格式、元數(shù)據(jù)要求、歸檔流程等，確保電子文件歸檔的規(guī)范性與一致性。

統(tǒng)一設(shè)計(jì)并建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)版本：對(duì)管理類檔案進(jìn)行系統(tǒng)梳理，統(tǒng)一設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)模板與版本，提升管理類檔案的規(guī)范性與可讀性。

推動(dòng)各系統(tǒng)單套制歸檔：與合同、采辦、財(cái)務(wù)、公文等業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度集成，實(shí)現(xiàn)電子文件在產(chǎn)生源頭即按照檔案管理要求進(jìn)行單套制歸檔，減少重復(fù)勞動(dòng)，提升檔案管理效率。

實(shí)現(xiàn)檔案增量電子化：對(duì)新增管理類檔案全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，建立高效的電子檔案采集與存儲(chǔ)機(jī)制，提高檔案管理的數(shù)字化程度。

建成綜合性平臺(tái)：打造集檔案資源數(shù)據(jù)管理與內(nèi)容管理于一體的綜合性平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)、高效管理與便捷利用。

三、方案設(shè)計(jì)

l  總體業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)由檔案管理以及系統(tǒng)集成兩大部分組成。檔案管理功能包括檔案的收、管、存、用以及基礎(chǔ)配置；系統(tǒng)集成包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)、統(tǒng)一身份認(rèn)證、移動(dòng)云等服務(wù)對(duì)接以及其他的外部數(shù)據(jù)同步；安全管理包括系統(tǒng)訪問(wèn)安全、數(shù)據(jù)安全以及傳輸安全。

l  總體功能設(shè)計(jì)

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)參照”GB/T 39784”標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，終端適配企業(yè)安全瀏覽器，移動(dòng)端需支持移動(dòng)云，通過(guò)OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)、采辦系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立接口，采集相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，形成功能管理模塊實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、整編、保存、利用及系統(tǒng)管理，并通過(guò)門(mén)戶提供服務(wù)。

l  數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)

根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)架構(gòu)采用四庫(kù)分離設(shè)計(jì)，分為：接收庫(kù)、管理庫(kù)、利用庫(kù)和長(zhǎng)期保存庫(kù)。前三者為邏輯庫(kù)，通過(guò)文件存儲(chǔ)進(jìn)行電子文件存儲(chǔ)。長(zhǎng)期保存庫(kù)采用藍(lán)光存儲(chǔ)，確保檔案長(zhǎng)期安全保存。

四、核心功能模塊

l  數(shù)字檔案館建設(shè)

業(yè)務(wù)全流程管理：涵蓋數(shù)據(jù)采集、整編歸檔、實(shí)體庫(kù)房存儲(chǔ)載體管理、檔案借閱等環(huán)節(jié)，同時(shí)具備智能問(wèn)答、BI 數(shù)據(jù)分析等創(chuàng)新與能力提升功能。

安全體系建設(shè)：從網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障、終端設(shè)備等方面構(gòu)建安全體系，檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)等級(jí)劃分為五個(gè)等級(jí)。

數(shù)字資源建設(shè)：擁有專業(yè)數(shù)字化加工團(tuán)隊(duì)和自主研發(fā)軟件，提供紙質(zhì)、照片、音視頻等檔案的數(shù)字化加工及質(zhì)量核查服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案從模擬態(tài)向數(shù)字態(tài)轉(zhuǎn)化。

配套系統(tǒng)建設(shè)：對(duì)標(biāo)相關(guān)測(cè)試辦法，建設(shè)涵蓋館藏檔案管理系統(tǒng)、電子檔案接收系統(tǒng)等的配套系統(tǒng)，確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)在不同網(wǎng)段高效協(xié)同。

長(zhǎng)期保存系統(tǒng)：運(yùn)用多種技術(shù)手段，為用戶提供電子檔案長(zhǎng)期保存過(guò)程中的自動(dòng)備份、定期巡檢等功能，保障檔案安全、可靠、有效。

磁光電一體機(jī)：內(nèi)置多種系統(tǒng)，具備長(zhǎng)期保存封裝包解析、雙介質(zhì)存儲(chǔ)策略等功能，可滿足不同存儲(chǔ)需求。

l  智能庫(kù)房建設(shè)

智能硬件設(shè)備

密集架系列：智能標(biāo)準(zhǔn)型、全封閉型、防磁型、光盤(pán)型等，支持自動(dòng)化存取和空間管理。

RFID設(shè)備：包括盤(pán)點(diǎn)車(chē)、門(mén)禁通道、智能文件柜，實(shí)現(xiàn)檔案定位與防盜。

環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備：空氣質(zhì)量控制器、煙霧感應(yīng)器、紅外雙鑒報(bào)警器，實(shí)時(shí)監(jiān)控溫濕度、PM2.5 等指標(biāo)。

管理系統(tǒng)功能

聯(lián)動(dòng)監(jiān)控：視頻監(jiān)控與報(bào)警系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，支持移動(dòng)偵測(cè)、遮擋報(bào)警。

智能盤(pán)點(diǎn)：通過(guò) RFID 快速掃描檔案位置，生成盤(pán)點(diǎn)報(bào)表，減少人工誤差。

環(huán)境調(diào)控：自動(dòng)調(diào)節(jié)溫濕度、凈化空氣，保障檔案保存條件。

l  人工智能智慧檔案建設(shè)

第一步：檔案資源質(zhì)量提升——OCR 技術(shù)核心應(yīng)用

文字識(shí)別：印刷體識(shí)別準(zhǔn)確率 99.9%，手寫(xiě)體 95%，支持繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換、版面分析及圖像增強(qiáng)。

涉密篩查：通過(guò)關(guān)鍵詞匹配（如 “絕密”“機(jī)密”）和密章檢測(cè)（M 章檢測(cè)技術(shù)），自動(dòng)標(biāo)記涉密文件。

模型定制：基于小樣本跨類遷移學(xué)習(xí)，適配不同檔案類型（如文書(shū)、人事檔案）的結(jié)構(gòu)化抽取。

第二步：數(shù)據(jù)挖掘與結(jié)構(gòu)化——NLP 與知識(shí)抽取

自動(dòng)著錄：針對(duì) 2000 年后標(biāo)準(zhǔn)文檔，自動(dòng)抽取文號(hào)、題名、日期等 20 項(xiàng)結(jié)構(gòu)化要素，準(zhǔn)確率超 99%。

敏感詞庫(kù)構(gòu)建：自定義敏感詞庫(kù)，結(jié)合全文識(shí)別與印章檢測(cè)，實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)放劃控的智能化標(biāo)簽化。

第三步：內(nèi)容應(yīng)用與知識(shí)圖譜——知識(shí)圖譜構(gòu)建

實(shí)體關(guān)系抽取：從檔案中提取人名、時(shí)間、機(jī)構(gòu)等實(shí)體，構(gòu)建 “人 - 地 - 事 - 物” 關(guān)聯(lián)網(wǎng)絡(luò)（如人物關(guān)系圖譜、事件脈絡(luò)）。

多模態(tài)檢索：打破文檔、音視頻、照片界限，支持全文搜索與模糊推薦。

第四步：大模型驅(qū)動(dòng)智能編研——AI 輔助內(nèi)容生成

大事記自動(dòng)編撰：用戶輸入主題（如 “近 10 年北京市政府大事記”），系統(tǒng)基于事件庫(kù)和摘要庫(kù)自動(dòng)生成編研成果，減少人工整理時(shí)間。

自然語(yǔ)言交互：支持文字 / 語(yǔ)音輸入，結(jié)合大語(yǔ)言模型理解需求，輸出結(jié)構(gòu)化報(bào)告或知識(shí)圖譜。