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檔案管理

檔案信息管理系統(tǒng)解決方案

一、現狀問題

       檔案管理由于其特殊性、繁復性、重要性、歷史性等特征，很多企事業(yè)單位在這部分的管理明顯跟不上現代信息化發(fā)展水平。主要突出表現的問題是：

• 檔案管理無序化
• 檔案管理人工工作量巨大
• 檢索再利用困難
• 無法適應企業(yè)信息化帶來的無紙化歸檔要求

       企業(yè)信息化發(fā)展起來后，幾乎所有辦公流程、郵件、收發(fā)文、公文、公告等重要業(yè)務，全部實現無紙化辦公存儲。其中重要的公文、流程、收發(fā)文等，按照企業(yè)管理規(guī)則，全部需要歸檔保存；還有OA系統(tǒng)中流轉傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等，也有歸檔的需求。個人空間有限（100-200M），是無法滿足所有郵件、流程、公文的永久保存的。所以在此情況下，重要文件的歸檔管理需求，顯得更加突出。

       所以讓企業(yè)重要的信息文檔安全保存，方便檢索、可再利用，是檔案管理信息化必須要解決的問題。

二、系統(tǒng)設計目標

       建設高效規(guī)范的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，是提高企業(yè)管理信息化水平、促進企業(yè)發(fā)展的重要基礎之一。檔案信息系統(tǒng)建設目標是：

       一、實現所有檔案管理工作信息化

       實現從檔案采集、分類、歸檔、管理、檢索、查閱、銷毀等整個檔案全生命周期的信息化管理，取代過去檔案信息的人工分檢和人工查閱。盡最大可能實現所有資料電子化、信息化管理。

檔案信息管理系統(tǒng)目標1-檔案管理信息化

       二、提高企業(yè)檔案管理安全管理水平

       所有檔案信息化管理，采用雙線備份、實現企業(yè)檔案資料線下紙質、線上電子存檔的雙線管理，幫助企業(yè)將重要的產品技術、科技信息、項目成果、工程資料盡最大可能實現電子化、代碼化管理，線下線上相結合。保證這些重要資料的安全保存和管理。

       三、提升企業(yè)檔案管理水平，加快檢索再利用速度

       企業(yè)檔案不僅是企業(yè)發(fā)展的寶貴歷史和財富，也是未來產品更新換代、科技探索進步、制度變更完善的重要資料庫，為一代代企業(yè)管理、技術、應用人員提供著無限的資源和支持。所以為滿足企業(yè)日益加快的發(fā)展速度，必須重視檔案信息化管理，提升企業(yè)重要產品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的企業(yè)重要資料檔案庫，實現所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理，通過先進的檢索工具，實現企業(yè)資料的快速查閱、科學變更、及時積累的功能。為企業(yè)發(fā)展帶來便利。

       四、實現企業(yè)OA系統(tǒng)并行安全歸檔

       建設九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的檔案管理系統(tǒng)，實現企業(yè)OA辦公平臺中幾乎所有重要工作內容的及時歸檔和管理。保證OA系統(tǒng)負載均衡，輕負擔運行，同時也保證企業(yè)無紙化辦公中，重要流程、公文、文檔的科學企業(yè)管理。

 

檔案信息管理系統(tǒng)目標2-系統(tǒng)重要文件并行歸檔

三、系統(tǒng)功能架構

       系統(tǒng)架構本著“及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的設計原則，將系統(tǒng)分為采集、管理、利用、注銷4大部分。如下圖

檔案信息管理系統(tǒng)整體功能架構圖

四、技術架構設計

       1、存儲方式設計

       九思檔案管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)文件可進行同步歸檔，極大節(jié)省了人員審核、手工收集的麻煩。

       系統(tǒng)文件，在被采集歸檔管理時，會被同步復制到檔案數據庫中，重新分類保存。而檔案數據庫對文件、電子化內容的保管，安全級別更高，實行全庫歸檔模式運行。非自然災害情況下，以上內容信息要求必須安全保存，不可損壞、丟失。

 

九思檔案管理系統(tǒng)存儲方式設計

       2、存儲內容設計

       九思檔案信息管理系統(tǒng)，采用矩陣列表設計，不僅可方便存儲普通文檔類資料，還可存儲圖片、音頻、視頻等各類多媒體素材資料。數據庫設計能保證大容量、多媒體電子檔案的安全、穩(wěn)定存儲和查閱。不損耗、不丟失、安全保存。

 

資料庫可存放多種內容

       3、系統(tǒng)功能設計

       九思檔案信息管理系統(tǒng)依據企業(yè)檔案管理流程，分為信息采集、檔案管理、檔案利用、注銷記錄四大功能模塊，完整實現檔案生命周期管理。

五、系統(tǒng)模塊展示

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