九思OA專家團隊根據鳳凰網發(fā)展現(xiàn)狀，結合OA系統(tǒng)實施于企業(yè)公文管理的諸多優(yōu)勢，綜合分析，為其提出了適. . .
OA公文管理系統(tǒng)不僅加強了公文的管理、查找、維護工作，實現(xiàn)了對公文處理和管理的全過程化，并且摒棄了傳統(tǒng)公文管理“以人為主”的弊端，并通過公文的收發(fā)、交換和存檔的電子化方式進一步提高了公文存檔的安全性。
鳳凰網是全球領先的跨平臺網絡新媒體公司，整合旗下綜合門戶鳳凰網、手機鳳凰網和鳳凰視頻三大平臺，秉承"中華情懷，全球視野，兼容開放，進步力量"的媒體理念， 為主流華人提供互聯(lián)網、無線通信、電視網的三網融合無縫銜接的新媒體優(yōu)質內容與服務。公文，同樣是鳳凰網日常辦公中不可避免的溝通方式。
九思OA專家團隊根據鳳凰網發(fā)展現(xiàn)狀，結合OA系統(tǒng)實施于企業(yè)公文管理的諸多優(yōu)勢，綜合分析，為其提出了適合企業(yè)發(fā)展需求的OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃方案參考建議。參考建議具體如下：
1、公文文檔生成：根據國家公文的書寫規(guī)范，制作相應文檔，并通過政府OA中針對公文的特殊處理，生成特定的政府公文文檔。
2、公文發(fā)送：根據鳳凰網文件審核、批示、流轉繁多的特點，采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉過程中嚴格進行審批控制，系統(tǒng)對公文的流轉過程進行監(jiān)督，保證了公文流轉各個階段的可控性。
3、公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入鳳凰網OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。主要完成相關公文要素的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務器。蓋章加密成功，根據具體公文選擇收文單位，并可設定每一個收文單位的可打印份數進行發(fā)送。
4、回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對已經發(fā)送的公文文件進行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文，是否已經簽收處理并且可方便的統(tǒng)計出接收單位的簽收情況。
5、文公文接收管理：處理外單位向單位發(fā)送的公文，實現(xiàn)收文和發(fā)文自動銜接，通過流程審批實現(xiàn)公文在各處室承辦后，并進行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發(fā)，設置好流程后，按添加收文即可發(fā)起收文流程。
公文到達后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關領導進行審核、復核等工作，然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔。對于不符合要求的來文，可以進行退文處理，退文時需要填寫退文理由。
6、查詢統(tǒng)計：通過鳳凰網OA應用支撐平臺實現(xiàn)文件檢索查詢功能，方便用戶對文件的跟蹤、查找和管理。OA系統(tǒng)中的統(tǒng)計功能可以按照業(yè)務需求生成多種報表形式。
鳳凰網OA公文管理系統(tǒng)的實施，以規(guī)范、高效有序保證了企業(yè)收發(fā)文的高效流轉，實現(xiàn)了企業(yè)核稿、審稿、簽發(fā)和辦文的規(guī)范操作。同時，九思OA系統(tǒng)不僅可使部門在公文管理方面更加便捷、高效，更是幫助用戶從繁瑣的公文收發(fā)事務中解放了出來，為企業(yè)節(jié)約大量的時間成本、管理成本，減少了企業(yè)資源消耗，全面提高了企業(yè)的辦公管理水平和協(xié)同工作效率。
